7 conseils et astuces pour vous servir d’un paperboard

Un paperboard est une sorte de tableau blanc, tel qu’on en trouve dans quasiment toutes les salles de réunion ou lieux dédiés à la formation. Il s’agit d’un panneau sur lequel on peut fixer un bloc de grandes pages de papier, d’où le nom. Si vous devez faire une présentation, vous gagnerez à vous en servir.

Mais pas n’importe comment ! Voici 7 conseils et astuces qui vous permettront de l’utiliser au mieux :

1 – Ecrire de façon lisible

Le premier conseil est d’écrire de façon parfaitement lisible. Cela peut sembler une évidence, mais ce n’est aussi facile qu’on le croit. A vrai dire, il y a même assez peu de personnes capables du premier coup d’écrire lisiblement “tout attaché” en se tenant debout. Nous sommes en effet habitués à écrire assis, sur un plan de travail horizontal bien à plat, l’avant-bras posé sur le bord du bureau et non flottant dans le vide. Avant d’utiliser un paperboard lors d’une intervention, il faut donc parfois un peu d’entraînement.

D’une façon générale, écrivez gros et aéré, en MAJUSCULES.

Pour la grosseur des lettres, vous pouvez prendre un repère : vos lettres peuvent par exemple faire la moitié de la taille de votre marqueur (soit environ 5cm de hauteur).

Lors de votre présentation, pensez à tester régulièrement la lisibilité de ce que vous écrivez en allant vous placer au fond de la salle où vous vous trouvez. Toutes les personnes situées au fond doivent pouvoir lire sans effort ce que vous écrivez.

Astuce : Que faire si vous vous rendez compte que le mot que vous êtes en train d’écrire est trop long, ou, pire, que vous n’êtes pas tout à fait sûr de son orthographe ? Par exemple : “Développement” prend-il un ou deux L ? Un ou deux P ? Va-t-il rentrer en entier dans la petite colonne que vous avez tracé à droite du tableau ? Prononcez alors le mot à voix haute, dites “Développement” mais notez “Dév.” : les personnes qui vous regardent penseront simplement que vous avez utilisé une abréviation. Par contre, n’abusez pas de cette technique, sinon votre tableau deviendra vite illisible et plus personne ne saura à quoi correspond telle ou telle abréviation…

2 – Utiliser différentes couleurs

Les couleurs améliorent non seulement la lisibilité, mais aussi et surtout le sens et la clarté de ce que vous écrivez ou dessinez au tableau :

Imaginez un texte tout en noir sur tout le tableau. Ce serait vite indigeste, non ? Tandis qu’en écrivant certains mots avec un couleur différente, vous les faites ressortir, vous les mettez en valeur et leur donnez une signification particulière. Le public retiendra d’autant mieux ce que vous avez voulu dire.

Pareil pour les schémas : les divers éléments que vous dessinez doivent être de différentes couleurs, sinon plus personnes n’y comprendra plus rien.

Mais attention à bien choisir la couleur à chaque fois ! La charge symbolique des couleurs est souvent très forte, et il faut donc respecter certains “codes”. Voici pour les plus fréquents :

• Le rouge indique une interdiction, un danger, une erreur ou quelque chose à éviter

• Le vert signifie souvent le contraire du rouge (comme pour les feux tricolores sur la route), c’est-à-dire : tout est OK, c’est la bonne formule, la bonne attitude, le bon message ou le mot clef à retenir… Pour les schèmas et dessins, le vert est également associé à la santé, ou à la nature bien sûr.

• Le bleu fait penser à l’eau, à un liquide, et est le symbole de la pureté. Cette couleur propage un message de calme et de sérénité. Comme le vert, le bleu peut aussi s’opposer à la couleur rouge.

• Le jaune ou le orange, comme le soleil, sont des couleurs symboles de lumière, de brillance, de rayonnement. Elles attirent l’attention. (Par contre on trouve difficilement des marqueurs jaunes qui se voient bien de loin sur papier blanc…)

• Le violet est une couleur souvent associée aux ambiances un peu fantastiques ou mystérieuses (OVNI, magie, etc.), c’est la couleur du ciel d’un monde imaginaire à la fois inquiétant et intriguant… Elle correspond à l’irréel, à l’intimité

• Quant au noir, il sert pour le corps du texte, les éléments de base, et est relativement neutre.

Pour toutes vos présentations, selon votre thème et le message que vous voulez faire passer, pensez donc à prévoir de gros marqueurs de couleurs différentes (au minimum : noir, bleu, rouge, vert) et en nombre suffisant. Prévoyez-en plusieurs de la même couleur, car si un feutre n’écrit plus pendant que vous êtes en train de noter ou dessiner quelque chose au tableau, vous devez pouvoir le remplacer par un autre de couleur identique (sinon vous risquez de brouiller le message).

3 – Faire des schémas

Un dessin vaut mieux qu’un long discours, c’est bien connu. Et le grand intérêt d’un paperboard est justement de pouvoir tracer en temps réel un dessin ou un schéma. Le tracer en temps réel, et non le projeter tout fait comme avec PowerPoint ou avec un “transparent” ! En effet, en vous voyant vous-même le faire en direct, les personnes à qui vous vous adressez retiendront bien mieux vos idées.

Il faut cependant réaliser votre schéma de façon logique. La façon dont on construit un schéma a autant d’importance que son contenu propre.

Évitez donc de tout dessiner d’un coup. Prévoyez différentes étapes, découpez votre dessin en plusieurs parties cohérentes. Au cours de ces étapes, misez sur l’interactivité et sollicitez le public (demandez si certains savent ce qu’il faut écrire, dessiner…).

Utilisez différentes formes et couleurs. Les variables visuelles sont nombreuses, en voici quelques unes qui constituent déjà une bonne base pour vos schémas :

• Les formes permettent de distinguer différents objets ou entités. Par exemple : rectangles, carrés, ovales, triangles… Vous devez établir un lien entre le type de forme et la fonction ou notion que vous voulez présenter.

• La taille (des rectangles, carrés ou ovales…) représente efficacement des “variations quantitatives”. C’est-à-dire : du plus petit au plus grand = du moins important au plus important, et vice-versa, etc.

• Le grain peut quant à lui traduire un relation d’ordre, ou renseigner sur la nature des objets indiqués dans les formes. Par exemple : rectangle vide / rectangle hachuré, hachures espacées / hachures resserrées, petits points, petites croix…

• La couleur, enfin, permet d’exprimer des différences. Gardez en tête que chaque couleur peut être chargée d’une signification importante : utilisez les codes vus dans le point précédent !

Certains schémas peuvent se révéler difficile à dessiner sur le paperboard à main levée. Dans le point suivant, vous allez découvrir une astuce peu connue qui va considérablement vous aider…

4 – Préparer certaines pages

Voici une petite astuce qui pourra vous rendre de grands services. En effet, il n’est pas toujours facile de se souvenir du tracé exact de tous les schémas, et certains sont parfois complexes à reproduire sur un paperboard. Par ailleurs, tout le monde n’a pas forcément des talents de dessinateur…

L’astuce consiste donc à préparer le tableau avant votre présentation, en dessinant les schémas souhaités au crayon à papier (faites des traits légers sans trop appuyer). Cette esquisse sera quasiment invisible pour toutes les personnes à plus de 2 mètres du tableau, tandis que vous, vous l’aurez sous la main : il vous suffira alors de repasser sur les traits au marqueur pour les faire apparaître à tous. Et comme ça, pas d’oubli, pas d’erreur possible, les proportions des divers éléments du schéma seront bien respectées, les lignes bien droites, les cercles bien rond… Bref, le schéma parfait !

Autre conseil : n’hésitez pas à laisser quelques mots inscrits sur d’autres pages (toujours au crayon papier léger), cela vous fournira discrètement de précieuses indications pour savoir où vous en êtes, sans avoir besoin de plonger le nez dans vos notes.

Vous pouvez également tracer des lignes sur toute la largeur du tableau pour écrire bien droit

5 – Ne pas parler quand on écrit

Si vous parlez pendant que vous écrivez, vous serez moins concentré, et vous écrirez donc moins bien. Rappelez-vous le tout premier point : votre écriture doit être lisible et soignée !

A l’inverse, si vous essayez de parler pendant que vous écrivez, votre parole sera moins fluide, vous vous exprimerez de façon “hachée”… Ce qui est tout aussi désagréable qu’une mauvaise écriture.

Dans tous les cas, il est toujours difficile de faire correctement deux choses à la fois. Dissociez bien les deux actions : quand vous écrivez, ne parlez pas. Attendez d’avoir fini pour commencer à expliquer. Bien sûr, écartez-vous du tableau avant de recommencer à parler ! C’est d’ailleurs l’objet du point suivant…

6 – Ne pas rester devant

Un autre problème, si vous parlez quand vous écrivez, c’est que vous cachez la plus grande partie du tableau tout en tournant le dos au public. Mais même si, une fois fini, vous vous retournez, n’oubliez pas de vous écarter du tableau ! Si vous utilisez un paperboard, c’est bien pour que le public voit ce qui est écrit dessus, n’est-ce pas ? Pourtant, c’est une erreur fréquente de voir l’intervenant rester devant le tableau, ou en cacher la moitié parce qu’il ne s’est pas suffisamment décalé.

Autre erreur habituelle : se tourner fréquemment vers le tableau, alors que cela dérange les spectateurs (car vous ne parlez plus dans leur direction) et donne de vous l’image d’une personne peu confiante. Apprenez à désignez le tableau et ce qu’il y a dessus tout en regardant le public, un peu à la manière d’un présentateur météo !

7 – Jouer sur deux tableaux

En respectant tous les points ci-dessus, vous utiliserez de façon optimale votre paperboard. Voici une dernière idée plutôt inédite pour surprendre votre public : ne vous servez pas d’un, mais de deux paperboards !

Installez les deux paperboards de chaque côté de la scène ( = la partie de la salle que vous occupez pour faire votre présentation), et naviguez de l’un à l’autre pour notez différentes choses. Par exemple, les résultats de deux groupes différents, ou les items de deux catégories distinctes, etc. Cela sera bien plus lisible et marquant que tracer un trait au milieu de votre page pour faire deux colonnes…

Et votre public sera certainement agréablement surpris, d’autant plus réceptif à ce que vous avez à lui dire !

Et vous, quelles sont vos idées originales pour vous servir d’un paperboard ?